Datenschutzerklärung

Wer verantwortlich ist

Finportal wird betrieben von:

Fragen zum Datenschutz und Anliegen zu Ihren Daten richten Sie an info@finportal.ch.

Was Finportal ist

Finportal ist eine Software für Finanzberaterinnen und -berater sowie Treuhand- und Steuerbüros (im Folgenden «Firmen»). Die Firmen führen darin ihre Kundinnen und Kunden: Kontaktangaben, Termine, Dokumente, Formulare, E-Mails und Anrufe.

Für die Daten ihrer Kundinnen und Kunden ist die jeweilige Firma verantwortlich. Sie entscheidet, was sie erfasst und wozu. Finportal bearbeitet diese Daten in ihrem Auftrag und nach ihren Weisungen (Auftragsbearbeitung, Art. 9 DSG). Sind Sie Kundin oder Kunde einer Firma, gilt in erster Linie deren Datenschutzerklärung, und Anliegen zu Ihren Daten richten Sie am besten direkt an die Firma.

Selbst verantwortlich ist Finportal für die Konten der Beraterinnen und Berater, für die Sicherheit der Plattform und für diese Seiten.

Daten von Beraterinnen und Beratern

Wenn Sie Finportal für Ihre Firma nutzen, bearbeiten wir:

• Ihr Konto: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rolle, Firma, Sprache und Einstellungen.
• Was für eine sichere Anmeldung nötig ist (siehe «Anmeldung»).
• Dienste, die Sie selbst verbinden: Ihr E-Mail-Postfach, Ihren Google-Kalender, Krisp.
• Telefonie: Nummern, Zeitpunkt und Dauer der Anrufe, die Sie über Finportal führen.
• Ein Protokoll wichtiger Handlungen wie Exporte, Löschungen und Änderungen an Berechtigungen, mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser.

Wozu: um Ihnen den Dienst bereitzustellen, ihn sicher zu betreiben, Fehler zu finden und Ihre Fragen zu beantworten.

Anmeldung

Die Anmeldung der Beraterinnen und Berater ist Teil von Finportal und läuft auf unseren eigenen Servern bei AWS in Zürich. Kein anderer Anbieter ist daran beteiligt.

• Ihr Passwort wird nur als Prüfwert (Hash) gespeichert; wir können es nicht lesen.
• Schalten Sie eine zweite Stufe ein, speichern wir das Geheimnis Ihrer Authentifizierungs-App und die Wiederherstellungscodes, oder den öffentlichen Schlüssel Ihres Passkeys. Der Passkey selbst bleibt auf Ihrem Gerät.
• Links zum Setzen oder Zurücksetzen des Passworts und Einladungen kommen von unserem eigenen E-Mail-Konto und gelten nur kurze Zeit.
• Jede Anmeldung, jeder Fehlversuch und jede Änderung an Passwort, zweiter Stufe oder Passkeys wird mit Zeitpunkt und IP-Adresse festgehalten. Nach zehn Fehlversuchen ist die Anmeldung fünfzehn Minuten gesperrt.
• Ihre Sitzung endet nach einem Tag ohne Aktivität, spätestens eine Woche nach der Anmeldung.

Daten von Kundinnen und Kunden der Firmen

Was eine Firma in Finportal über Sie führt, hängt davon ab, wie sie mit Ihnen arbeitet. Typisch sind:

• Kontaktangaben: Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Sprache.
• Notizen, Aufgaben, Termine, Verträge und Geschäfte, die die Firma mit Ihnen führt.
• Dokumente, die Sie über einen Anfragelink hochladen, und Formulare, die Sie ausfüllen. Fragt ein Formular nach besonders schützenswerten Daten, etwa zur Gesundheit, weist es darauf hin.
• Unterschriften, die Sie über einen Link leisten, mit Zeitpunkt und IP-Adresse als Nachweis.
• Termine, die Sie über eine Buchungsseite vereinbaren.
• E-Mails, die Sie mit der Firma austauschen, wenn die Firma ihr Postfach verbunden hat.
• Anrufe: Hat die Firma es eingeschaltet, werden Telefongespräche aufgezeichnet, in Text umgewandelt (Transkript) und kurz zusammengefasst.
• Besprechungen: Hat Ihre Beraterin oder Ihr Berater Google Meet oder Krisp verbunden, werden deren Transkripte bei Ihren Daten abgelegt.
• Anmeldungen über ein Formular auf der Webseite der Firma: Ihre Angaben und das Einverständnis, das Sie gegeben haben, im genauen Wortlaut, mit Sprache, Zeitpunkt und IP-Adresse.

Wozu: damit die Firma Sie beraten, Ihre Aufträge erledigen und mit Ihnen in Kontakt bleiben kann.

Leads aus Werbung auf Facebook und Instagram

Eine Firma kann ihre Facebook-Seite mit Finportal verbinden. Füllen Sie auf Facebook oder Instagram ein Formular dieser Firma aus (eine Lead-Anzeige), erhält Finportal im Auftrag der Firma, was Sie eingegeben haben:

• Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ihre Antworten auf die Fragen des Formulars.
• Welches Formular und welche Anzeige es war, wann Sie es abgeschickt haben, und die Lead-Nummer von Meta.

Die Angaben erscheinen in der Lead-Liste der Firma, und die Firma kann daraus einen Kundeneintrag machen. Sehen können sie nur Personen dieser Firma.

Finportal liest ausserdem, was die Firma für ihre Anzeigen ausgibt, und zeigt ihr, was ein Lead und eine neue Kundin oder ein neuer Kunde gekostet haben. Hat die Firma dafür ihren eigenen Zugang zur Conversions API von Meta hinterlegt, meldet Finportal mit der Lead-Nummer an Meta Platforms Ireland Ltd., Irland, wie es mit einem Lead weitergegangen ist (zum Beispiel qualifiziert, Kundin oder Kunde, verloren). So sieht die Firma in ihren Berichten bei Meta, welche Anzeigen zu Kundinnen und Kunden geführt haben.

Leads bleiben wie andere Kundendaten so lange, wie die Firma sie führt. Wie Sie die Löschung verlangen, steht unter «Ihre Rechte» und hier:

Ihre Daten löschen

Besucherinnen und Besucher öffentlicher Seiten

Formulare, Buchungs-, Anfrage- und Unterschriftsseiten bearbeiten, was Sie eingeben, und darüber hinaus nur das technisch Nötige:

• Ihre IP-Adresse, um zu begrenzen, wie oft eine Seite in kurzer Zeit aufgerufen werden kann. Dafür wird sie nur kurz im Arbeitsspeicher gehalten.
• Ein für Menschen unsichtbares Feld und die Zeit, die das Ausfüllen gedauert hat, um automatisch abgeschickte Formulare zu erkennen. Daraus entsteht kein Profil.
• Technische Protokolle des Servers, etwa Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Fehler, um den Betrieb zu sichern.

Auf diesen Seiten setzen wir keine Werkzeuge zur Analyse, zum Tracking oder für Werbung ein.

Wer Daten in unserem Auftrag bearbeitet

Wir setzen Dienstleister ein, die Daten nur in unserem Auftrag und für diese Zwecke bearbeiten:

• Amazon Web Services (AWS), Rechenzentrum Zürich, Schweiz: Server, Datenbank, Dateiablage und Anmeldung. Hier liegen die Daten von Finportal. Serienmails (Kampagnen), die eine Firma über eine eigene Absenderdomain verschickt, gehen über den E-Mail-Dienst von AWS in Frankfurt, Deutschland, hinaus.
• Microsoft Azure, Region Schweiz: Umwandlung von Anrufaufzeichnungen in Text, wenn die Firma Transkripte eingeschaltet hat.
• Anthropic, USA: KI-Funktionen, die eine Firma oder eine Beraterin oder ein Berater ausdrücklich einschaltet – E-Mails sortieren, Besprechungen zusammenfassen, Formulartexte übersetzen – sowie die kurze Zusammenfassung transkribierter Anrufe. Übermittelt wird nur, was die jeweilige Funktion braucht.
• Google, USA: Kalender und Transkripte von Google Meet, wenn eine Beraterin oder ein Berater ihr oder sein Google-Konto verbindet.
• Krisp, USA: Transkripte von Besprechungen, wenn eine Beraterin oder ein Berater Krisp verbindet.
• Apple und Google, USA: Benachrichtigungen an das Telefon einer Beraterin oder eines Beraters, auf dem die Telefon-App von Finportal installiert ist, damit ein eingehender Anruf klingelt. Übermittelt werden Nummer und Name der anrufenden Person.
• Der E-Mail-Anbieter der Firma: E-Mails an Kundinnen und Kunden gehen über das Postfach der Firma.
• Der Telefonanbieter der Firma: Anrufe laufen über die Leitung, die die Firma anschliesst.

Die USA bieten keinen Datenschutz, der dem schweizerischen gleichwertig ist. Für Übermittlungen dorthin sorgen wir mit vertraglichen Garantien, insbesondere den vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannten Standardvertragsklauseln, oder über die Zertifizierung des Empfängers nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework für einen angemessenen Schutz.

Wie lange Daten bleiben

• Daten, Dokumente und Einträge zu Kundinnen und Kunden: so lange, wie die Firma sie in Finportal führt. Über das Löschen entscheidet die Firma; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten.
• Anrufaufzeichnungen: werden gelöscht, sobald das Transkript erstellt ist. Hat die Firma eingestellt, dass Aufnahmen aufbewahrt werden, nach der von ihr festgelegten Zahl von Tagen.
• Transkripte und Zusammenfassungen: zusammen mit den Daten der Kundin oder des Kunden.
• Anmeldungen über Webseiten-Formulare: bis die Firma sie annimmt oder ablehnt. Angenommene werden Teil der Kundendaten; abgelehnte bewahren wir 90 Tage auf, um Rückfragen beantworten zu können, und löschen sie dann.
• Konten von Beraterinnen und Beratern: solange sie Zugang zu Finportal haben.
• Technische Protokolle: nur so lange, wie Betrieb und Sicherheit es verlangen.

Ihre Rechte

Nach dem DSG können Sie:

• Auskunft verlangen, welche Daten über Sie bearbeitet werden;
• unrichtige Daten berichtigen lassen;
• verlangen, dass Ihre Daten gelöscht werden;
• Ihre Daten in einem gängigen elektronischen Format erhalten oder übertragen lassen;
• einer Bearbeitung widersprechen und eine Einwilligung widerrufen.

Schreiben Sie dazu an info@finportal.ch. Wir können Sie bitten, sich auszuweisen, und antworten in der Regel innerhalb von 30 Tagen. Betrifft Ihr Anliegen Daten, die eine Firma über Sie führt, leiten wir es an diese Firma weiter, denn sie entscheidet darüber.

Eine Löschung können Sie auch direkt auf dieser Seite verlangen. Sie geht an die Firma, die Ihre Daten hat, und erscheint dort bei Ihren Daten, damit sie nicht untergeht:

Ihre Daten löschen

Sind Sie mit unserer Antwort nicht einverstanden, können Sie sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

Cookies

Finportal verwendet nur Cookies, die für den Dienst nötig sind:

• ein Sitzungs-Cookie, das Sie nach der Anmeldung angemeldet hält, und ein kurzlebiges Cookie während der Anmeldung;
• Cookies für Ihre Einstellungen, etwa helles oder dunkles Erscheinungsbild und die gewählte Firma;
• Ansichtseinstellungen, die Ihr Browser speichert, etwa wie eine Liste sortiert ist.

Ihre Sprache ist bei Ihrem Konto gespeichert. Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies gibt es keine.

Sicherheit

• Alle Verbindungen sind verschlüsselt.
• Datenbank und Dateien sind verschlüsselt gespeichert; Zugangsdaten zu Postfächern und die Links für Kundinnen und Kunden zusätzlich mit einem eigenen Schlüssel.
• Jede Person sieht nur, was ihre Rolle in der Firma erlaubt.
• Wichtige Handlungen werden protokolliert.

Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Finportal oder das Recht ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung; das Datum oben zeigt, wann sie zuletzt geändert wurde.